Handleiding Automatisch SEPA incasseren

In deze handleiding doorlopend incasseren gaan we stapsgewijs in op de inrichting van het doorlopend incasso systeem van Automatisch SEPA incasseren.

Menu bij binnenkomst:

Klik op Batches: om de eerstvolgende incasso’s goed te keuren.
Klik op Klanten: om nieuwe klanten toe te voegen.

Menu bij binnenkomst – eerste keer:

De eerste keer dat u inlogt in uw dashboard, worden u enkele vragen gesteld, deze zijn ten behoeve van uw aanvraag van uw incasso contract bij Automatisch SEPA incasseren.

Automatisch SEPA incasseren levert de software die communiceert met een Payment Provider of Bank.
Hiernaast heeft u dus ook nog een incasso contract bij een Payment Provider (www.targetpay.nl / www.mollie.nl) of Bank nodig, voor de uitvoering van uw incasso batch, vraag deze daar apart aan.

Upload tevens in uw dashboard het ondertekende Automatisch SEPA incasseren contract, incasso mandaat en registratie formulier dat u bij uw aankoop, als download link, in uw mailbox ontvangen heeft.

Dashboard – Menu:

Door op de menu titels te klikken (met een < achter de titel), schuift het menu uit:

Menu Abonnementen > Artikelen

We raden aan eerst uw abonnementen in het systeem te zetten. Boven een Abonnement hangt een Artikel, hiermee kunt u een onderscheid maken tussen de verschillende (sub)abonnementen die u hanteert.

Dus een sportschool met verschillende abonnement- of doelgroepen (artikelen) heeft daaronder verschillende abonnementsprijzen (aantal trainingen per week of betaaltermijnen: maand – kwartaal).

Via de button “Nieuw” geeft u uw artikel een Naam en Omschrijving.

Menu Abonnementen > Abonnementen

Selecteer hier uw reeds aangemaakte Artikel.

Geef het abonnement een korte herkenbare Naam en Beschrijving.

Ingangsdatum dat u dit abonnement aanbiedt.

Frequentie van incasseren.

Incassodatum “1, 2, 3, etc.” staat voor de “1e, 2e, 3e, etc.” van iedere periode. Dit is belangrijk omdat u dit met uw klanten heeft afgestemd. Meest gangbare is om de eerste van een periode aan te houden.

Bedrag van het abonnement per periode.

Incassobeschrijving, gebruik hier de “parsewords”, deze wordt automatisch vervangen voor de desbetreffende klant en/of abonnement. Iedere incasso moet uniek zijn voor een desbetreffende klant, vandaar de “parsewords”.

Menu Klanten > Nieuw:

Na het invoeren van Artikelen kunt u uw klanten invoeren of importeren, hierdoor kunt u gelijk het abonnement koppelen.

Minimaal benodigd zijn:

• Achternaam
• Initialen
• Stad
• Rekeningnummer (ons systeem zet deze om naar IBAN)

LET OP: incasseert u bij bedrijven, vul dan bij Achternaam de bedrijfsnaam in, het gaat hier altijd om de ‘te name van’, van het IBAN rekeningnummer.

Echter voor een snelle debiteurenafhandeling is tevens handig:

• Email
• Telefoonnummer

Menu Klanten > Importeren:

Via de button Template krijgt u een overzicht van de kolomindeling in een .csv bestand.
Download uw huidige klantenbestand uit uw huidige CRM naar een Excel of .csv bestand.
Voeg beide samen en sla deze op als .csv. Deze .csv kunt u nu importeren via de buttons “Bestand kiezen” en “Opslaan”.

Neem een steekproef en controleer of uw huidige klantenbestand correct geïmporteerd is:

Menu Klanten > Overzicht:

Als u straks uw abonnementen heeft aangemaakt, kunt u deze koppelen in het menu Klanten > Overzicht. Selecteer hier een klant.

Onder de kop Abonnementen kunt u met de button “Nieuw” de reeds aangemaakte abonnementen koppelen. Er wordt nogmaals om een begin en einddatum en incasso omschrijving gevraagd, dit omdat deze specifieke waarde de standaard waarde van de ingevoerde abonnementen mogen ‘over rulen’, vult u niets in dan blijft de reeds ingevoerde waarden bij abonnementen gelden. In dit artikel gaan we dieper in op de systeemkeuze van incasso omschrijving en begin en einddatum abonnement.

Met de button “Factuur” heeft u de mogelijkheid een deel betaling (voor bijvoorbeeld een halve termijn of administratiekosten) in te voeren. In dit artikel gaan we verder in op losser (eenmalige) SEPA incasso regels laten uitvoeren.

Onder de kop Incasso’s ziet u in detail de ingeplande / succesvolle / mislukte incasso’s van deze klant. Ook hier kunt u een iDEAL herinnering versturen, alleen raden we aan dit via het menu Rapporten in één keer te doen.

Menu Incasso’s > Overzicht Batches  / Dashboard > Batches:

Wanneer u een mail ontvangen heeft om de volgende incasso batch goed te keuren, komt u in bovenstaande menu. Hier kunt u met de button bewerken de batch controleren, regels verwijderen of de hele batch goedkeuren.

Menu Rapporten > Mislukte incasso’s:

Wanneer een incasso mislukt is, kunt u via de button “Details” de reden lezen (storno of te laag bank saldo). U kunt dan beslissen of u de klant zelf opbelt, de eerst volgende keer erop aanspreekt of nog makkelijker via de button “iDEAL” een iDeal-herinnering verstuurt.

Uw klant krijgt dan met 1 button klik onderstaande mail in zijn/haar mailbox. Deze tekst kunt u zelf naar eigen behoefte aanpassen. Het systeem bewaakt ook deze betaling.

Menu Management:

Wanneer u reeds een Payment Provider account heeft, vul dan bovenaan uw “Layoutcode” in. Zo niet dan wordt deze automatisch ingevuld via het automatische aanvraag proces (zie Menu bij binnenkomst – eerste keer).

Notificatie mailadres

Wilt u of een collega op de hoogte gesteld worden van verzonden iDEAL herinneringen, middels BCC, vul dan hier dit e-mail adres in.

iDEAL mail afzender

Vul hier het verzend adres in dat de ontvanger in zijn mailbox ziet.

Mail onderwerp

Vul hier het onderwerp in dat de ontvanger in zijn mailbox ziet.

iDEAL mail inhoud

U heeft ook de mogelijkheid de tekst in de mail voor de iDEAL herinnering aan te passen. Let op dat u de tekst tussen de %% niet aanpast, zodat uw klantnaam hier automatisch ingevoerd wordt en de iDEAL link uniek blijft, bij het verzenden van de mail.

We horen graag van u als u n.a.v. deze handleiding nog vragen heeft, graag via onze contactpagina.

Heeft u onze demo ook al bekeken, waarin we deze hele inrichting voor doen?