Afwijkende SEPA incasso omschrijving en datum

Voor een correcte afhandeling van specifieke afwijkingen cq uitzonderingen in de standaard incasso data of incasso omschrijving, is er een volgorde in de automatische selectie van deze gegevens door het systeem.

Wanneer afwijkende incasso datum of omschrijving nodig?

Afwijkende datum

Wanneer u bijvoorbeeld maandelijks incasseert, maar iemand start halverwege een periode, dan wilt u deze misschien eerder incasseren, of in ieder geval aangeven dat dit om een deel van een periode gaat. Dit geld ook voor een eenmalige incasso voor registratie/administratiekosten.

Afwijkende omschrijving

Wanneer u bijvoorbeeld een andere omschrijving wilt mee geven voor deze administratie kosten, of meerdere incasso’s wilt incasseren bij eenzelfde persoon of bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan een sportschool met verschillende abonnementen voor meerdere familieleden, waarbij de vader of moeder de verschillende abonnementen betaalt.

Wanneer u één prijs voor een familie abonnement hanteert is er niets aan de hand, maar wanneer u deze abonnementen individueel afrekent en niet voor iedere wijziging het totale familie abonnement en daarmee het mandaat en dergelijke wilt wijzigen in het systeem is het efficiënter om meerdere incasso’s op een bankrekeningnummer te doen. Om dit overzichtelijk voor u als uw klant te houden is het handig, bijvoorbeeld de klantnaam in de omschrijving mee te nemen, dit doet u niet in de abonnement layout, maar in de klant layout.

Hoe werkt dit technisch – handleiding

Er zijn twee instellingen die op zowel abonnement als het lidmaatschap (klant niveau) zelf kunnen worden opgevoerd, namelijk de incasso omschrijving en de datum waarop de incasso naar de bank wordt verstuurd.

Als er op lidmaatschap (klant) niveau niks wordt ingevoerd voor de incasso omschrijving of de datum waarop de incasso naar de bank wordt gestuurd, dan gelden automatisch de waarden op abonnementsniveau.

Dan is er zelfs nog een allerlaatste niveau en dat is de handmatige incassoregel (button Factuur binnen het klant niveau) die kan worden aangemaakt, op dit allerlaagste niveau dient alles met de hand te worden opgegeven.

Op volgorde van de systeem keuze:

Incassoregel (als op klant toegesneden anders template waardes) <— Lidmaatschap (op klant toegesneden waardes) <— Abonnement (template waardes)

Dus als eerste optie niet voorkomt, kijkt het systeem naar de tweede waarde, komt deze niet voor dan worden de standaard waarden die bij het abonnement zijn ingesteld bij de incasso gebruikt.

Afbeeldingen:

Default waarde is de template waarde van het abonnement (menu Abonnementen > Abonnementen)

Wanneer u echter een afwijkende periode of omschrijving wilt kiezen voor een specifieke klant, dan kan dat door specifieke gegevens in te voeren op het klant niveau. Na het aanmaken van de klant kunt op dezelfde pagina via Abonnementen > Nieuw een afwijkende omschrijving of periode mee geven die de “template waarde” van het abonnement ‘over ruled’.

De laatste waarde die alle voorgaande waardes ‘over ruled’ is de specifieke incasso regel. Wanneer u een bijvoorbeeld administratie/registratie kosten in rekening wilt brengen of een deel van een periode, dan kunt u een losse incasso regel aan de volgende incasso batch toevoegen. Dit doet u tevens in het Klanten/Detail menu, via de button Factuur:

De invoer waarden voor de losse incasso regel worden hier uitgelegd.