SEPA machtigingsformulier verschilt van het oude

Een machtigingsformulier voor SEPA incasso’s is anders dan formulieren voor incasso’s in het oude systeem. Er zijn nieuwe gegevens nodig en er zijn gegevens komen te vervallen. Allereerst behandelen we de simpelste gegevens, daarna gaan we in op de gegevens waar extra voorwaarden aan vast zitten.

Opmaak SEPA machtigingsformulier

Allereerst moet de titel van een SEPA incasso machtigingsformulier het woord ‘SEPA’ bevatten. Dat lijkt wat triviaal, maar verplicht is natuurlijk verplicht.

Ten tweede moeten de volledige NAW-gegevens van uw bedrijf op een machtigingsformulier staan: naam van uw bedrijf, adres, postcode, plaats en land. Dit geldt ook wanneer uw klant uit hetzelfde land komt.

Van uw klant moet u dezelfde gegevens vermelden op het incassoformulier. Ook het IBAN-nummer van de klant is verplicht.

Let er voor de overzichtelijkheid wel op dat die gegevens duidelijk te onderscheiden zijn van uw eigen gegevens.

Daarnaast moet u uw incassant-ID vermelden op een SEPA incasso machtigingsformulier. Dat kom u te weten wanneer u een incasso-overeenkomst met uw bank sluit.

Ook is het verplicht om de datum van ondertekening te vermelden op uw machtigingsformulier.

En natuurlijk moet de handtekening van uw klant ook aanwezig zijn op het SEPA machtigingsformulier.

Belangrijk op uw SEPA machtigingsformulier

Verder zijn er verplichte gegevens die aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen.

De eerste hiervan is het incassokenmerk: dat moet uniek zijn in combinatie met uw incassant-ID. Uw mag dus geen twee machtigingen hetzelfde kenmerk meegeven.

Ook mag het incassokenmerk maximaal 35 tekens lang zijn. Dit mogen alleen letters en cijfers zijn.

Ten slotte zijn bepaalde toestemmingsteksten verplicht op een machtigingsformulier voor SEPA incasso’s. Die verschillen echter per type incasso, dus voor het overzicht van deze tekst staan die teksten in de sectie vraag-en-antwoord.

Nu weet u alle gegevens die u op een machtigingsformulier voor SEPA incasso’s dient te vermelden.

Overbodig maar toch extra werk

Bedrijven die voor de overgang naar SEPA incasso al ervaring hebben met incasseren, zullen al hebben opgemerkt dat bepaalde gegevens niet meer nodig zijn op het machtigingsformulier, zoals het bedrag, frequentie en moment van afschrijving. Het is echter wel verplicht dat u deze gegevens met uw cliënten communiceert voor afschrijving van de SEPA incasso.

Verder is het verplicht dat u bij wisselende incassomomenten minstens 14 dagen vóór de incassodatum uw klant inlicht over de incasso, het incasso bedrag en het incasso moment.

Machtigingsformulier Automatisch SEPA incasseren

Gelukkig hoeft u zich hier niet druk over te maken, als u uw doorlopende incasso’s door Automatisch SEPA incasseren laat verzorgen. Automatisch SEPA incasseren maakt voor u uw persoonlijke SEPA incasso machtigingsformulier*, dit formulier is zelfs op iPad te gebruiken, waardoor uw klant met zijn/haar vinger direct uw incasso machtigingsmandaat kan ondertekenen.

Bekijk alle voordelen van Automatisch SEPA incasseren.

* dit geld niet voor het gratis account van Automatisch SEPA incasseren