Aan de overgang van een doorlopende incasso naar SEPA hangen nogal wat haken en ogen.

Het goede nieuws: je hoeft niet al je incassomachtigingen te hernieuwen.

Wel moet je enkele dingetjes toe voegen aan de machtigingen in je administratie. Voor de omzetting van een doorlopende binnenlandse incasso naar een SEPA doorlopende incasso, is het allereerst belangrijk om de datum aan te passen: die wordt gesteld op 1 november 2009 (1-11-2009). Dat is puur om aan te geven dat het gaat om een doorlopende incasso van voor het SEPA-systeem. Voor ditzelfde doel moet je op machtigingen zetten dat het vanaf nu gaat om een SEPA doorlopende incasso.
Een tweede belangrijke toevoeging aan bestaande machtigingen, is het IBAN- Èn het BIC-nummer van de betreffende klant. Zelf zul je misschien ook al gemerkt hebben dat je steeds vaker gevraagd wordt om je IBAN op te geven, in plaats van je oude rekeningnummer. Dit heeft alles te maken met SEPA, en als je zelf een (doorlopende) SEPA incasso wilt aanmaken, heb ook jij dit nummer van je klanten nodig.
Het derde gegeven dat je moet toevoegen aan bestaande machtigingen die je wilt omzetten in een SEPA doorlopende incasso, is het incassant-ID: dit krijg je als je een incassocontract tekent bij de bank. De naam van je bedrijf of je eigen naam is dus niet meer voldoende.
Het laatste dat je moet toevoegen aan je bestaande machtigingen, is het identificatienummer van de machtiging. Dat ID-nummer mag je in principe zelf verzinnen, maar het moet aan twee voorwaarden voldoen. Wees gerust, want het zijn eigenlijk vrij logische voorwaarden. Allereerst moet het uniek zijn in combinatie met je incassant-ID, ofwel: je mag geen twee incasso’s hetzelfde incassonummer geven. De tweede voorwaarde voor het incassonummer, is dat het maximaal 35 tekens (nummers en letters) mag zijn.

Ten slotte is het verplicht om expliciet aan je klanten door te geven dat de incasso is omgezet in een SEPA doorlopende incasso. Je bent echter geheel vrij in de manier waarop je dit aangeeft: het kan via de e-mail, via een nieuwsbrief of zelfs op de eerste incassofactuur die je na je overstap op SEPA naar een klant stuurt. Het is misschien verstandig om je klanten te vragen om te bevestigen dat ze hebben begrepen dat je overgestapt bent. Op die manier weet je zeker dat je niet voor vervelende verrassingen komt te staan.
Hopelijk is het nu duidelijk welke gegevens je nog moet verzamelen om je bestaande machtigingen te veranderen in SEPA doorlopende incasso’s. Er zijn ook gegevens die niet meer verplicht zijn voor incasso’s. Maar waarom zou je die verwijderen als je ze toch al hebt? Het kost alleen maar onnodige moeite, en je administratie kan waarschijnlijk nog steeds van die gegevens profiteren. Nu rest nog een ding: je succes wensen met de overstap naar SEPA.