Net als in het oude incassosysteem, zijn er ook onder SEPA verschillen tussen zakelijke en particuliere incasso’s. Omdat het om twee verschillende systemen gaat, zult u in onderstaand artikel merken dat beide systemen gaan veranderen, waarbij de business to business incasso nog het meest verandert. Wat verandert er voor u als ondernemer, als u periodiek wilt (blijven) incasseren bij uw particuliere dan wel zakelijke klanten.

Veranderingen in het betaalverkeer door SEPA

Allereerst is het nu niet meer nodig om een betaalrekening te hebben in elk land waar u wilt incasseren, omdat SEPA-incasso’s gebaseerd zijn op IBAN-rekeningnummers. Ook is de verwerkingstijd voor deze incasso’s wat langer, dus zorg dat de bank de incasso-opdracht op tijd binnen heeft.

Een volgend belangrijk punt is van belang als u überhaupt wilt kunnen incasseren: u moet een incassant-ID hebben. Hoe krijg u deze? Simpelweg door een nieuw incassocontract bij uw bank te tekenen. Dit nummer is gebaseerd op onder andere uw inschrijvingsnummer bij de KvK en uw thuisland. Voor cliënten van Automatisch SEPA incasseren niet relevant, omdat wij dit automatisch voor u regelen.

Een andere implicatie van SEPA, is dat de geïncasseerde van een incasso voor bedrijven geen terugboekingsrecht meer heeft als die eenmaal geïnd is. De bank van de geïncasseerde heeft dit recht slechts tot 2 dagen na inning, en gebruikt dat in de meeste gevallen alleen als de geïncasseerde niet voldoende saldo heeft. Omdat de geïncasseerde echter geen enkel terugboekingsrecht meer heeft, is het wél verplicht dat die de machtiging registreert bij de bank. Zo geeft uw klant u als incassant expliciet toestemming om geld van zijn rekening te laten afschrijven. Bij incasso’s voor particulieren blijft het terugboekingsrecht niet alleen bestaan, deze wordt zelfs verlengt tot 8 weken en 7 werkdagen.

Een groot verschil tussen SEPA en Nederlandse incasso’s, is de incassoblokkade. In het oude systeem moest de klant de complete blokkering van incasso’s naar een bepaalde rekening aanvragen als die het niet eens was met een incassomachtiging. Onder SEPA kan iedereen ook een enkele machtiging blokkeren. Zo kun u dus gewoon blijven handelen met klanten die een incassoblokkade hebben aangevraagd, zónder een nieuwe rekening te openen.

Verandering bestaande incassocontracten

Ook rijst de vraag of oude incassomachtigingen geldig blijven, en zo ja: welke dan? Als u overgaat op de reguliere (particuliere) SEPA-incasso, blijven alle machtigingen geldig. Wel moet u dan de datum van ondertekening veranderen in 1 november 2009, zodat het makkelijk te herkennen is als een machtiging niet onder SEPA is getekend. Als u echter overgaat op de SEPA incasso voor bedrijven, moet u wél een nieuwe machtiging krijgen van al uw klanten.

Wat SEPA verder vereist, is dat u als incassant meer gegevens gebruikt bij zowel incasso’s voor particulieren als bij incasso’s voor bedrijven. Voor het machtigingsformulier is nu de volgende informatie verplicht:

  • Incassant-ID
  • Uw naam/bedrijfsnaam
  • Adres en woonplaats
  • Machtigingskenmerk (maakt u zelf aan, moet uniek zijn)
  • Type machtiging
  • NAW-gegevens debiteur
  • IBAN en BIC van de debiteur
  • Plaats en datum van ondertekening
  • Handtekening van de debiteur

Ook moet een SEPA-machtiging duidelijk te onderscheiden zijn als zodanig. Hij mag dus niet in de beruchte kleine lettertjes meer staan. De oplettende en/of ervaren lezer heeft al opgemerkt dat er ook enkele dingen zijn die nu niet meer verplicht zijn, zoals de frequentie, het moment en de reden van de incasso. Het is voor de duidelijkheid bij de debiteur natuurlijk aan te raden om de reden wél te vermelden, zodat die ook weet waarom er geld van zijn rekening wordt afgeschreven. De reden dat de genoemde dingen niet meer verplicht zijn bij een incassomachtiging, is dat u nu een aankondiging van de incasso moet doen bij uw debiteur: daarin vermeld u hoeveel er wordt afgeschreven, en wanneer dat gebeurt. Standaard moet u dit 14 dagen van tevoren kenbaar maken, maar u kunt afspraken maken met uw klant over deze termijn.

Dit zijn de meest ingrijpende veranderingen die SEPA teweeg gaat brengen. Zorg dat u voorbereid bent, zodat u niet voor nare verrassingen komt te staan. Of, nog beter: gebruik onze tool. Die neemt al het denkwerk van u over, daardoor zult u maar weinig van al deze wijzigingen merken. Het enige dat u nog wél moet doen, is nieuwe automatisch gegenereerde incasso batches goedkeuren en IDEAL linken versturen als de incasso gestorneerd of mislukt is. Beide handelingen overigens slechts met 1 druk ter goedkeuring.