Door het samengaan naar een betaalstandaard in de EU zijn er veel regels verbonden aan de SEPA machtiging, om hiermee een eenduidig betaalverkeer en standaard te creëren. De regels omtrent de SEPA machtigingsadministratie zetten we in dit artikel uiteen.

SEPA machtigingsadministratie regels en eisen

Een machtigingsadministratie is voor doorlopende incasso’s niet alleen verplicht, maar ook wenselijk voor de bescherming van uw eigen rechten. In de machtigingsadministratie slaat u het mandaat op.

Wat is een SEPA machtiging of SEPA mandaat?

Een SEPA machtiging is hetzelfde als een SEPA mandaat. Het is de overeenkomst om geld van de rekening van uw cliënt te mogen incasseren. Hiermee kunt u aan tonen dat u een zakelijke overeenkomst tot doorlopende incasso heeft met uw cliënt.

Wat is een SEPA machtigingsadministratie?

Een machtigingsadministratie is niet meer en niet minder dan een deugdelijk incasso mandaat die aan de eisen van SEPA voldoet en een opslag methodiek waardoor u het mandaat snel terug kunt vinden en er geen twijfel bestaat over de echtheid of juistheid van het document, wat bij een akkoord vinkje op een website nu nog wel het geval is.

Bewaarplicht machtigingsadministratie

Het is in uw eigen belang dat u het mandaat (digitaal) vastleggen in uw administratie of de originele machtigingen archiveren. De bewaartermijn bedraagt minimaal 14 maanden nadat de machtiging door de debiteur is ingetrokken.

Klachten over een onterecht incasso kunnen namelijk tot 13 maanden na de transactiedatum ingediend worden, en daarmee dus teruggevorderd worden. Om dit snel en correct af te kunnen handelen is het noodzakelijk dat de originele machtiging beschikbaar is, omdat de bewijslast op dat moment bij u ligt.

Raadzaam is de ontvangen machtiging ook digitaal op te slaan in een machtigingenadministratie, dit doet u door de SEPA incasso machtiging te scannen en op te slaan, of door het ondertekende machtigingsmandaat door uw cliënten ook per e-mail te accepteren. Zodat uw cliënt het mandaat zelf scant en u deze alleen nog op hoeft te slaan.

Papieren of digitale machtiging ontvangen

SEPA eist een handtekening voor een rechtsgeldig machtigingsmandaat, daarom zijn online verkregen machtigingen (= door het akkoord vinken middels incasso te betalen), zoals in het verleden gedoogd werd niet meer toegestaan. Oude incasso machtigingen die op deze wijze verkregen zijn, zijn daardoor niet meer rechtsgeldige er moet dan via een nieuwe machtiging ondertekend worden door de cliënt.

Gevolgen digitale machtiging

Incasseert u toch zonder geldige machtiging en vastlegging hiervan, dan heeft uw cliënt 13 maanden de tijd uw incasso’s terug te vorderen. Helaas heeft u dan geen middelen om deze incasso vorderingen tegen te houden of alsnog te innen.

Geldigheid Euro-incasso machtiging

Euro-incasso is de oude incasso standaard. De regels omtrent SEPA incasso zijn strenger en daardoor niet 1 op 1 over te nemen. Heeft u in een aaneengesloten periode van 36 maanden geen Euro-incasso opdrachten ingediend, dan is deze machtiging niet meer geldig. Heeft u 36 maanden voor invoering van SEPA incasso (01-08-2014) wel middels Euro-incasso geïncasseerd en bent u na invoering door gegaan met het incasseren, dan gaat de Euro-incasso overeenkomst automatisch (zonder aanvullingen of extra handelingen van uw kant) over naar SEPA incasso.

Automatisch SEPA incasseren

Niet alleen stellen we voor u een persoonlijk incasso mandaat op, ook zetten we ons continue in voor een zo’n gebruikers- en klantvriendelijk doorlopend incasso systeem voor u en uw klanten. Bekijk hier de voordelen van Automatisch SEPA incasseren.